/Privacy Policy
Privacy Policy 2018-12-10T02:28:43+00:00

PERSONAL DATA PROTECTION NOTICE AND PRIVACY POLICY

Associations

PERSONAL DATA PROTECTION NOTICE AND PRIVACY POLICY (ENGLISH)

Personal data is any data that is used in a daily commercial transaction that allows an individual to become identifiable directly or indirectly from the said data. For the purposes of this Notice, “personal data” includes Sensitive Personal Data such as the physical or mental health or condition of an individual and religious belief of the individual and commission or alleged commission by him of any offence.

Terms
For the purposes of this Notice, the expression “we” or “us” or “School” shall refer to The International School of Penang (Uplands), whilst, the expression “you” or “your” shall refer and include the student, potential student, former student, client, customers, potential customers, vendors, suppliers, service providers and/or relevant person such as parent/guardian of our student, potential student or former student, governors, employee, contractors, agents, vendors, suppliers, service providers and authorized representatives receiving, obtaining services from or providing goods and services to the School.

Personal Data Protection Notice
The International School of Penang (Uplands) respects and is committed to the protection of your personal information and your privacy. This Personal Data Protection Notice explains how we collect, process and handle your personal data in accordance with the Malaysian Personal Data Protection Act 2010. Please note that The International School of Penang (Uplands) may amend this Personal Data Protection Notice at any time without prior notice and will notify you of any such amendment via our website or by email.

The Information We Collect and Process and your Obligation to supply complete and accurate Personal Data
As you may have provided us with your personal data in your present and past dealings with the School including (but not limited to):

  • name
  • NRIC number (for Malaysian citizens)/passport number
  • local and/or home-country address
  • local and/or home-country telephone number(s)
  • e-mail addresses
  • credit card information;
  • race, religion, nationality and citizenship;
  • medical history e.g., records of allergies, infectious ailments, psychological assessments, learning difficulties, etc.;
  • previous academic/employment records
  • other relevant information necessary for the intended purpose at the time.

It is obligatory for you to supply your complete and accurate personal data to the School to facilitate whatever dealings you have with the School and promptly update the School of any changes. If you fail to supply your complete and accurate personal data to the School or promptly update such personal data, this may negatively affect your dealings with the School and the School shall be entitled to take whatever steps the School sees fit including terminating your dealings with the School.

Retention of personal data
The School wishes to inform you that such data/information shall continue to be retained/used/processed by the School for the purposes stated below. The School is entitled to keep the personal data for as long as it may be needed for legal purposes including the limitation periods prescribed by Malaysian law. The School is also entitled to destroy or permanently delete any personal data which the School no longer requires.

Purposes of Collecting and Processing Personal Data
At the School, personal data are collected for the following purposes :

  • to facilitate commercial transactions with you and fulfill contractual obligations to you in the preparation of any relevant agreements (if any) and for maintaining our own accounts and records in the ordinary course of our business;
  • to facilitate commercial transactions with you and fulfill contractual obligations to you including but without limitation to assess your application/request for our services, to process your application for admission and to provide continuous academic, educational, student, facilities services, to provide ancillary services such as visa application and insurance coverage, maintaining our own accounts and records in the ordinary course of our business;
  • all purposes relevant to the functioning and running of the School’s affairs and matters;
  • to verify your identity, responding to requests, updating your records, processing of tuition and other relevant payment and invoices, receipts, collecting debts, provide other requested goods and services in the ordinary course of our business;
  • to facilitate special requirements such as those relating to any disability or medical condition;
  • to communicate with you via SMS, phone call, email, fax, mail and/or any other appropriate communication channels;
  • to communicate with parents, guardians and authorized representatives in the event of emergency or accident;
  • to inform parents, guardians, employers, companies, sponsors and authorized representatives about the progress of the student and potential student application for admission, student’s academic and educational progress, student’s tuition fees and other relevant payments;
  • to notify you of and provide you with information about our products, goods, facilities, services, upcoming events that you request via SMS, phone call, email, fax, mail and/or any other appropriate communication channels unless you have otherwise notified us that you do not wish for us to process your Personal Data for such purpose at the e-mail address stated below in this Notice;
  • to provide you with our newsletters, and/or surveys via SMS, phone call, email, fax, mail and/or any other appropriate communication channels unless you have otherwise notified us that you do not wish for us to process your Personal Data for such purpose at the e-mail address stated below in this Notice;
  • to conduct marketing survey and analysis of student educational patterns;
  • public disclosure and use of your full names, academic achievements, images, photographs, voice and video recording for the School’s publicity purposes without payment or compensation;
  • for internal investigations, audit or security purposes;
  • the use of CCTV systems for crime prevention;
  • to enforce contractual and legal rights and obligations; and
  • to meet legal and regulatory requirements;
  • all purposes in respect of all dealings between you and the School.

Security of the Data
The School shall when processing personal data take practical and reasonable steps to protect the Personal Data. All the data we collected will be stored in appropriate locations and reasonable technical and organizational security measures taken to protect the data.

In order for the School to deliver the services you require, you hereby explicitly consent and authorize us to process and disclose your Personal Data to the following parties (within and/or outside Malaysia):

  • our employees, consultants, accountants, auditors, lawyers, advisers, agents, contractors, vendors, co-marketing partner, service providers, insurance companies, merchants and/or financial institutions, healthcare professionals and healthcare service providers to provide support and services;
  • The Ministry of Education and/or Ministry of Higher Education, Malaysian Qualifications Agency, other relevant government departments/agencies, statutory authorities and subsidiaries of Ministry of Education;
  • our parent company secretaries;
  • academic institutions;
  • foreign embassies and agencies appointed by the foreign embassies;
  • Malaysian Immigration Department;
  • your sponsors including parents and/or guardians;
  • companies providing placement, internship, attachment and employment opportunities;
  • examination bodies, professional bodies, accreditation bodies or statutory regulatory bodies;
  • your immediate family members and/or emergency contact person as may be notified to the School from time to time;
  • where required by law, legal processes, queries from the relevant authorities and/or matters relating to the life and death, security or property of an individual or the security or property of the School;
  • the general public by publishing your images, photographs, voice and video recording for publicity purposes of the School without payment or compensation;
  • any third party involved in the functioning and running of the School’s affairs and matters.

Right to Access and/or Correct Personal Data
You have the right to:

  • check whether we hold your Personal Data and request access to the same;
  • correct any Personal Data that is inaccurate, incomplete, misleading or outdated;
  • withdraw in full or in part your consent to the processing of Personal Data provided this does not breach any of your contractual obligations to the School, cause the School to be in non-compliance of any legal obligations or threaten the life or security of any individual;
  • ask us not to use your Personal Data for marketing purposes.

If you would like to request for access to or correction of your Personal Data or limit the processing of your Personal Data, make any inquiries or complaints in respect of your Personal Data, you may contact:

Data Protection Officer, The International School of Penang (Uplands)
Email : dataprotection@uplands.org
Telephone : 04 8819777
Fax : 04 8819778

You are to put your request in writing for security reasons and verification purposes. In the event we refuse to adhere to your request for access and/or correction to your Personal Data we will inform you of our reason for the refusal.

Personal Data Protection
The School is committed to comply with the Malaysian Personal Data Protection Act (PDPA 2010) in protecting all personal data collected, processed, used and otherwise held with the School.

The School will occasionally update this Notice/Policy as and when the School finds it necessary. The School will notify you of such changes by e-mail, newsletter or other suitable means of communication. You are deemed to consent to all such changes. If you object to any such changes, you may apply to withdraw in full or in part your consent to the processing of Personal Data but this will be subject to the terms of the Notice/Policy which applied before the changes that you object to.

NOTIS PERLINDUNGAN DATA PERIBADI DAN POLISI PRIVASI (BAHASA MALAYSIA)

Data peribadi adalah apa-apa data yang digunakan dalam transaksi komersial harian yang membenarkan seseorang individu supaya dapat dikenalpasti secara langsung atau tidak langsung dari data tersebut. Untuk tujuan Notis ini, “data peribadi” termasuk Data Peribadi Sensitif seperti kesihatan atau keadaan fizikal atau mental seorang individu dan kepercayaan agama seorang individu dan pelakuan atau pengataan pelakuan apa – apa kesalahan olehnya.

Terma
Untuk tujuan Notis ini, ungkapan seperti “kami” adalah merujuk kepada The International School of Penang (Uplands), manakala ungkapan “anda” adalah merujuk dan merangkumi pelajar, bakal pelajar, bekas pelajar, klien, pelanggan, bakal pelanggan, penjual, pembekal, pembekal perkhidmatan dan/atau orang yang berkaitan seperti ibu bapa/penjaga pelajar, bakal pelajar atau bekas pelajar kami, pengarah (governors), kakitangan, kontraktor – kontraktor, agen – agen, penjual, pembekal, pembekal perkhidmatan dan wakil sah yang menerima perkhidmatan, mendapatkan perkhidmatan dari ataupun yang memberikan barang dan perkhidmatan kepada The International School of Penang (Uplands).

Notis Perlindungan Data Peribadi
The International School of Penang (Uplands) menghormati dan komited untuk melindungi maklumat peribadi dan privasi anda. Notis Perlindungan Data Peribadi ini menjelaskan cara kami mengumpul, memproses, dan mengendalikan data peribadi anda mengikut Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 Malaysia. Sila ambil perhatian bahawa The International School of Penang (Uplands) boleh meminda Notis Perlindungan Data Peribadi ini pada sebarang masa tanpa notis terlebih dahulu dan akan memaklumkan kepada anda tentang sebarang pemindaan sebegitu melalui laman web atau e-mel.

Maklumat Yang Kami Kumpul dan Proses serta Obligasi anda untuk membekalkan Data Peribadi yang tepat dan lengkap
Kemungkinan anda telah memberikan data peribadi anda kepada kami dalam urusan kini dan lampau dengan Sekolah termasuk (tetapi tidak terhad kepada):

  • nama
  • nombor KPPN (untuk warganegara Malaysia)/nombor pasport (untuk warganegara asing)
  • alamat tempatan dan/atau negeri
  • nombor telefon tempatan dan/atau negeri asal
  • alamat emel
  • maklumat kad kredit;
  • bangsa, agama, kewarganegaraan dan kerakyatan;
  • sejarah perubatan contohnya, rekod alahan, penyakit berjangkit, penilaian psikologi, masalah pembelajaran dan sebagainya;
  • rekod akademik/pekerjaan terdahulu
  • lain-lain maklumat yang berkenaan yang perlu bagi tujuan yang dimaksudkan pada masanya.

Anda wajib membekalkan data peribadi anda yang tepat dan lengkap kepada pihak Sekolah untuk memudahkan apa – apa urusan – urusan anda dengan pihak Sekolah dan cepat – cepat memaklumkan pihak Sekolah mengenai apa – apa perubahan. Jika anda gagal membekalkan data peribadi anda yang tepat dan lengkap kepada pihak Sekolah atau cepat – cepat mengemas kini data peribadi tersebut, ini mungkin mempunyai kesan negatif ke atas urusan – urusan anda dengan pihak Sekolah dan pihak Sekolah akan berhak mengambil apa – apa tindakan yang difikirkan patut oleh pihak Sekolah termasuk menamatkan urusan – urusan anda dengan pihak Sekolah.

Penyimpanan data peribadi
Pihak Sekolah ingin memaklumkan anda bahawa data/maklumat sedemikian akan terus disimpan/diguna/diproses oleh pihak Sekolah bagi tujuan – tujuan yang dinyatakan di bawah. Pihak Sekolah berhak untuk menyimpan data peribadi selagi ianya mungkin diperlukan untuk tujuan – tujuan perundangan termasuk tempoh – tempoh had masa yang diperuntukkan dalam undang – undang Malaysia. Pihak Sekolah juga berhak memusnahkan atau memadamkan secara kekal apa – apa data peribadi yang tidak lagi diperlukan oleh pihak Sekolah.

Tujuan Pengumpulan dan Pemprosesan Data Peribadi
Di Sekolah, data peribadi telah dikumpul untuk tujuan – tujuan berikut :

  • untuk memudahkan transaksi komersil dengan anda dan untuk memenuhi obligasi kontraktual kepada anda di dalam penyediaan apa-apa perjanjian yang berkaitan (jika ada) dan untuk mengekalkan akaun dan rekod kami di dalam urusan perniagaan biasa kami;
  • untuk memudahkan transaksi komersil dengan anda dan untuk memenuhi obligasi kontraktual kepada anda termasuk tetapi tidak terhad kepada menilai permohonan/permintaan anda untuk mendapatkan perkhidmatan kami, untuk memproses permohonan kemasukan dan untuk menyediakan perkhidmatan akademik yang berterusan, perkhidmatan pendidikan, perkhidmatan pelajar, perkhidmatan kemudahan untuk menyediakan perkhidmatan sampingan seperti permohonan visa dan perlindungan insurans, penyelenggaraan akaun dan rekod kami sendiri di dalam urusan perniagaan biasa kami;
  • semua tujuan – tujuan yang berkaitan dengan fungsi dan perjalanan hal – hal dan perkara – perkara pihak Sekolah;
  • untuk mengesahkan identiti anda, menjawab pertanyaan, mengemaskini rekod anda, memproses bayaran tuisyen dan lain-lain bayaran yang berkenaan dan invois, resit, mengutip hutang, menyediakan lain-lain barangan dan perkhidmatan seperti yang diminta di dalam urusan perniagaan biasa kami;
  • untuk memudahkan keperluan khas seperti yang berkaitan dengan apa-apa ketidakupayaan atau keadaan kesihatan;
    untuk berkomunikasi dengan anda melalui SMS, panggilan telefon, e-mel, faksimili, surat-menyurat dan/atau sebarang saluran komunikasi lain yang bersesuaian;
  • untuk berkomunikasi dengan ibu bapa, penjaga dan wakil-wakil yang diberi kuasa sekiranya berlaku kecemasan atau kemalangan;
  • untuk memaklumkan kepada ibu bapa, penjaga, majikan anda, syarikat anda, penaja dan wakil-wakil yang diberi kuasa mengenai kemajuan pelajar dan permohonan kemasukan bakal pelajar, kemajuan akademik dan pendidikan pelajar, yuran pengajian pelajar dan lain-lain bayaran yang berkaitan;
  • untuk memberitahu anda dan memberikan anda maklumat mengenai produk kami, barangan, kemudahan, perkhidmatan, acara akan datang yang diminta oleh anda melalui SMS, panggilan telefon, e-mel, faksimili, surat-menyurat dan/atau lain-lain saluran komunikasi yang bersesuaian melainkan anda telah sebaliknya memberitahu kami bahawa anda tidak mahu kami memproses Data Peribadi anda untuk tujuan tersebut ke alamat e-mel seperti yang dinyatakan di perenggan bawah Notis ini;
  • untuk menyediakan anda dengan risalah kami, dan/atau tinjauan melalui SMS, panggilan telefon, e-mel, faksimili, surat-menyurat dan/atau lain-lain saluran komunikasi yang bersesuaian melainkan anda telah sebaliknya memberitahu kami bahawa anda tidak mahu kami memproses Data Peribadi anda untuk tujuan tersebut ke alamat e-mel seperti yang dinyatakan di perenggan bawah Notis ini;
  • untuk menjalankan kajian pemasaran dan analisis corak pendidikan pelajar;
  • pendedahan awam dan penggunaan nama – nama penuh, pencapaian – pencapaian akademik, imej, gambar, rakaman suara dan video anda untuk tujuan publisiti pihak Sekolah tanpa bayaran atau pampasan;
  • untuk siasatan dalaman, tujuan audit atau tujuan keselamatan;
  • penggunaan sistem CCTV bagi pencegahan jenayah;
  • untuk menguatkuasakan hak kontraktual dan hak undang-undang serta obligasi; dan
  • untuk memenuhi keperluan undang-undang dan keperluan peraturan;
  • semua tujuan – tujuan berkenaan semua urusan – urusan di antara anda dengan pihak Sekolah.

Keselamatan Data
Pihak Sekolah akan semasa memproses data peribadi mengambil langkah – langkah praktikal dan munasabah untuk melindungi Data Peribadi tersebut. Kesemua data yang kami kumpul akan disimpan di tempat – tempat yang sesuai dan langkah – langkah keselamatan teknikal dan organisasi yang munasabah diambil untuk melindungi data tersebut.

Untuk membolehkan pihak Sekolah memberikan perkhidmatan-perkhidmatan yang anda perlukan, anda dengan ini memberikan persetujuan secara nyata dan kuasa kepada kami untuk memproses dan mendedahkan Data Peribadi anda kepada pihak-pihak seperti yang berikut (di dalam dan/atau di luar Malaysia):

  • pekerja kami, perunding, akauntan, juruaudit, peguam, penasihat, agen, kontraktor, penjual, rakan kongsi pemasaran bersama, pembekal perkhidmatan, syarikat-syarikat insurans, pedagang dan/atau institusi kewangan, profesional jagaan kesihatan dan pembekal – pembekal perkhidmatan jagaan kesihatan untuk membekalkan sokongan dan perkhidmatan;
  • Kementerian Pendidikan dan/atau Kementerian Pengajian Tinggi, Agensi Kelayakan Malaysia, lain-lain jabatan kerajaan/agensi yang berkaitan, pihak berkuasa berkanun dan anak syarikat Kementerian Pendidikan;
  • Setiausaha syarikat induk kami;
  • institusi-institusi akademik;
  • kedutaan-kedutaan asing dan agensi-agensi yang dilantik oleh kedutaan asing;\
  • Jabatan Imigresen Malaysia;
  • penaja anda termasuk ibu bapa dan/atau penjaga;
  • syarikat yang menyediakan penempatan, latihan dan peluang pekerjaan;
  • badan – badan peperiksaan, badan-badan profesional, badan-badan akreditasi atau badan kawal selia berkanun;
  • ahli keluarga terdekat anda dan/atau seseorang yang boleh dihubungi semasa kecemasan sebagaimana yang dimaklumkan kepada pihak Sekolah dari semasa ke semasa;
  • di mana dikehendaki oleh undang-undang, proses undang-undang, pertanyaan daripada pihak berkuasa yang berkenaan dan/atau perkara yang berkaitan dengan hidup dan mati, keselamatan atau harta seseorang individu atau keselamatan atau harta Sekolah;
  • orang ramai dengan menyiarkan imej, gambar, suara dan rakaman video anda untuk tujuan publisiti pihak Sekolah tanpa bayaran atau pampasan;
  • mana – mana pihak ketiga yang terlibat dalam fungsi dan perjalanan hal – hal dan perkara – perkara pihak Sekolah.

Hak Akses dan/atau Membetulkan Data Peribadi
Anda berhak untuk:

  • menyemak sama ada kami menyimpan Data Peribadi anda dan memohon untuk mengakses pada masa yang sama;
  • membetulkan sebarang Data Peribadi yang tidak tepat, tidak lengkap, mengelirukan atau tidak dikemaskinikan;
  • menarik balik sepenuhnya atau sebahagiannya kebenaran yang telah anda berikan kepada kami sebelum ini untuk pemprosesan Data Peribadi tertakluk kepada syarat bahawa ini tidak akan memungkiri mana – mana obligasi – obligasi kontrak anda kepada pihak Sekolah, menyebabkan pihak Sekolah memungkiri mana – mana obligasi – obligasi undang – undang atau mengugut kehidupan atau keselamatan mana – mana individu;
  • meminta kami supaya tidak menggunakan Data Peribadi anda bagi tujuan pemasaran.

Sekiranya anda ingin memohon untuk mengakses atau membuat pembetulan ke atas Data Peribadi anda atau menghadkan pemprosesan Data Peribadi anda, segala pertanyaan atau aduan mengenai Data Peribadi anda boleh dikemukakan kepada:

Data Protection Officer, The International School of Penang (Uplands)
Email: dataprotection@uplands.org
Telephone: 04 8819777 |
Fax: 04 8819778

Anda dikehendaki membuat permohonan anda secara bertulis atas sebab-sebab keselamatan dan bagi tujuan pengesahan. Sekiranya kami menolak permohonan anda untuk mengakses dan/atau membuat pembetulan ke atas Data Peribadi anda, kami akan memberitahu anda sebab-sebab penolakan permohonan tersebut.

Perlindungan Data Peribadi
Pihak Sekolah komited untuk mematuhi Akta Perlindungan Data Peribadi Malaysia (PDPA 2010) untuk melindungi semua data peribadi yang dikumpul, diproses, digunakan dan dalam apa – apa cara lain dipegang oleh pihak Sekolah.

Pihak Sekolah akan dari masa ke semasa mengemas kini Notis/Polisi ini apabila pihak Sekolah mendapati perlu. Pihak Sekolah akan memaklumkan anda mengenai perubahan – perubahan tersebut melalui e-mel, risalah atau cara – cara komunikasi lain yang sesuai. Anda disifatkan telah bersetuju kepada semua perubahan – perubahan tersebut. Jika anda membantah kepada mana – mana perubahan tersebut, anda boleh memohon untuk menarik balik sepenuhnya atau sebahagiannya persetujuan anda kepada pemprosesan Data Peribadi tetapi ini tertakluk kepada terma – terma Notis/Polisi yang terpakai sebelum perubahan – perubahan yang dibantah oleh anda.

Updated on 10 December 2018

Excellence in Education

Uplands aims to provide excellent international education for students of all nationalities in a challenging multi-cultural environment. Uplands believes that hope for world peace lies in an interdependent international community where the principles of respect for self, respect for others are strongly held.

Uplands Tweets

Contact Info

The International School Of Penang (Uplands)
Jalan Sungai Satu
Batu Feringgi 11100, Penang
Malaysia

Phone: +604 881 9777
Fax: +604 881 9778
Email: info@uplands.org
Web: www.uplands.org
View Map